Delegation – unsere Affen managen

Veröffentlicht am 4. November 2011 by edgarhaupt

Was ist eigentlich der Unterschied zwischen Arbeitsanweisung und Delegation?

Das ist fundamental für effektives Arbeiten.

Nun, eine Anweisung bezieht sich in der Regel auf eine Aufgabe, Delegation meint die Übertragung eines mehr oder weniger umfangreichen und klar definierten Prozesses (eine oder eben mehrere zusammenhängende Aufgaben).

Beispiel:

„Bis nächste Woche brauchen wir für Projekt X einen Lageplan. Mach mal.“

oder:

„Bitte, Mitarbeiter Meier, zeichnen Sie bis zum nächsten Dienstag einen Lageplan für Projekt X. Nutzen Sie dafür die hinterlegten Standards. Und teilen Sie mir bis morgen mit, ob Sie für Ihre Arbeit über alle notwendigen Informationen verfügen. Wenn nicht, wer diese hat oder was Sie noch in Erfahrung bringen müssen und ob Sie das alleine in der Zeit schaffen. Wir werden dann gemeinsam sehen, wer Sie gegebenenfalls wie unterstützen könnte.“

Sicher, die erste Formulierung ist kürzer und vermeintlich effektiv.

Zeit sparen Sie damit aber nur im ersten Moment. Wahrscheinlich müssen Sie „nächste Woche“ viel mehr davon aufwenden, als Ihnen lieb ist. Wenn nämlich besagte Informationen nicht vollständig vorliegen, wenn Ihr Mitarbeiter kurz vor Abschluss merkt, dass er es doch nicht schafft und sagt: „das kann ich gar nicht wissen“ und „ich dachte, das sollte erst Freitag fertig sein“. Dies und ähnliches passiert täglich im Planungsbüro. Hier liegt viel Zündstoff für Unmut und Geldverlust.

Was tun?

Richtig delegieren, und zwar nach dem 4-Schritte-Prinzip:

1. Aufgabe klar definieren
2. einer Person klar zuordnen
3. rechtzeitig kontrollieren
4. von Anfang an unterstützen.

Das Prinzip als Führungskraft konsequent durchführen und Ihre Mitarbeiter anleiten, dieses umgekehrt für sich zu übernehmen.

Gesamtziele stecken und dann immer die nächsten Schritte in besagter Weise angehen. Das erhöht die Orientierung und verkürzt die Reaktionszeit.

 

Führen und Delegation kann so einfach sein. Sachlich gesehen stimmt das auch, wäre da nicht noch die Sache mit dem

„Klammeraffen“.

Den binden Sie sich selber auf, oder lassen ihn sich aufbinden. Welchen Klammeraffen? All die Dinge, die Sie tun, obwohl diese nicht zu Ihren Aufgaben gehören! Die Sie von  Mitarbeitern übernehmen, weil Sie es doch wohl (vermeintlich) besser machen. Oder weil die sie angeblich nicht schaffen, warum auch immer. Für die Mitarbeiter ist das bequem, wenn sie wissen, dass Sie es schon richten werden.

Vielleicht meinen Sie auch, dass Sie es für Ihre Anerkennung als Führungskraft brauchen, dass man ständig zu Ihnen kommt, Sie stets gefragt sind …. usw.

Es gibt vielerlei Gründe. Wichtig: Erkennen Sie erstmal die Affen – ändern Sie Ihre Einstellung und geben Sie die Affen an die Mitarbeiter, zu denen diese als Aufgabe gehören. Und stolpern Sie nicht in die Falle des Sozialromantikers: „wir sind doch eine Familie“. „wir müssen uns helfen“ ….

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Eine Investition von 6,99 Euro und drei Stunden Lesezeit, die sich ganz bestimmt sehr schnell amortisieren!

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