Fortbildungen „Büromanager/in Planungsbüro“ – aktuelle Bilanz Mai 2017

Veröffentlicht am 19. August 2015 by edgarhaupt

Gut gerüstet für den „neuen“ Beruf – 90 Teilnehmer/innen in 8 Veranstaltungen seit 2014 bestimmen den Kurs

„Das erste Mal ist Innovation, das zweite Mal Tradition, das dritte Mal Brauchtum“ – die kölsche Lebenshaltung gilt sicher auch für unsere Fortbildung. 90 Teilnehmer/innen im ersten Jahr, dahinter stehen 90 motivierte Menschen aus 84 Büros in ganz Deutschland. Gemeinsam haben sie mit uns ihr Know-How vergrößert, Erfahrungen ausgetauscht, ein berufliches Netzwerk aufgebaut, ihre persönlichen „Kraftfelder“ bestimmt und praktikable Wege zur Verbesserung des eigenen Büromanagements aufgestellt. Eine Bilanz, die sich für alle rechnet – und die uns bestätigt, 2017 und 2018 weitere Veranstaltungen anzubieten: Fortbildungen für Büromanager/innen, Chefseminare und Erfahrungskreise.

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Integratives Büromanagement unterstützt Planungsprozesse

Büromanager, Assistenz, Sekretariat –
ähnlich, anders, selten optimal

Jeweils  zwölf Teilnehmer/innen aus Architektur- oder Ingenieurbüros, von Bremen über Berlin und Aachen bis München, trafen sich eine Woche lang, um ihre Arbeitsweisen zu reflektieren und weiter zu entwickeln. Manche aus kleinen, regional agierenden Büros mit fünf Mitarbeitern, manche aus großen, international tätigen Unternehmen mit bis zu vierzig Planern. Alle Teilnehmer/innen sind im Management tätig, alle wollen ihren Tätigkeitsbereich optimieren – und vor allem profilieren. Die persönliche Berufsausübung erwies sich schnell als so verschieden wie die Menschen und das jeweilige Büro. Manche nennen sich Geschäftsassistenz, manche Koordinator, mache sind im Controlling, manche organisieren das Personal und den Bürobetrieb, andere fungieren aber auch als „Mädchen für alles“ oder gar als „Feuerlöscher“. Die Unterschiedlichkeit ist gut, weil eben jedes Büro etwas anders ist, allerdings zeigen sich darin auch typische Unsicherheiten und Mängel – nicht geklärte Aufgaben und Kompetenzen, unwirtschaftliche und frustrierende Arbeitsabläufe.

Gruppenarbeiten zur Weiterentwicklung des eigenen Berufsbildes

Gruppenarbeiten zur Weiterentwicklung des eigenen Berufsbildes Erfahrene Kräfte, Neu- und Querseinsteiger

Erfahrene Kräfte, Neu- und Quereinsteiger – die Domäne der Frauen

78 von 90 waren bisher Frauen, daher ist hier die geschlechtsübergreifende Schreibweise Teilnehmer/innen sicher gerechtfertigt. In erster Linie macht dies jedoch deutlich, dass Verwaltung nach wie vor ein bevorzugter Arbeitsbereich von Frauen ist. Sicherlich ließe sich daraus trefflich über die Arbeitswelt in der Planungsbranche sinnieren, es könnte aber auch einfach sein, dass Frauen gut organisieren und kommunizieren können. Interessanter ist, dass die teilnehmenden Frauen oft zahlreiche Berufsstationen hinter sich haben, unterschiedlichste Ausbildungen und auch über Erfahrungen im „Familien-management“ verfügen. Übertragen auf angenommen ähnliche Situationen in vielen anderen Büros, liegen bei Frauen in der Verwaltung große (ungenutzte) Potenziale und Kompetenzen. Auch Fachwissen ist durchaus in hohem Maße vorhanden. Was unseren Teilnehmerinnen fehlte, waren vor allem Werkzeuge und Fahrpläne, das Bewusstsein um die eigene Position sowie die Autorisierung zur Eigenständigkeit. Die drei Männer waren übrigens ein Bauingenieur/Büromanager sowie zwei Inhaber, die nach eigenen Angaben ihr Know-How „mal prüfen“ und erweitern wollten.

Branchenwissen vermehren, Neues erkennen und anwenden lernen

Fünf Module an fünf Tagen und jeden Tag das selbe Ritual: zunächst Praxis-Know-How vom Experten, dann die persönliche Anwendung einüben. Modul 01„Prozesse im Büro“ und Modul 02 „Prozesse im Projekt“ waren grundsätzlich geläufig, da für alle „tägliches Brot“. Die Fortbildung bot allerdings die im Alltag oft fehlende Gelegenheit, Überblick zu gewinnen sowie Ansatzpunkte für strukturelle und persönliche Verbesserungen zu erkennen, z.B.: Was braucht es, um im Planungsbüro Geld zu verdienen? Was soll eine betriebswirtschaftliche Auswertung leisten? Wie bringe ich Leben in unser QM? Was tue ich bestenfalls, wenn ein Auftrag kommt?

„Mit dem ausführlichen Skript der Module und meinen Notizen zu den Ausführungen der Referenten habe ich eine umfangreiche Arbeitsanleitung – sehr praktisch! Hilfreich war auch das allabendliche Resümee, bei dem die Kernthemen des Tages gemeinsam besprochen wurden und individuelle Maßnahmen abgeleitet werden konnten.“ Johannes Gestering, Planungsgruppe Gestering | Knipping | de Vries, Bremen.

Arbeitsanleitungen für den Alltag in allen Medien.

Arbeitsanleitungen für den Alltag in allen Medien.

Intern und extern – Kommunikation als strategisches Arbeitsinstrument einsetzen

„Informationen managen und Aufträge generieren“ – unter diesem Titel wurde in Modul 03 in erster Linie die Medienkompetenz der meist kaufmännisch orientierten Teilnehmer geschult. Fokus war das Internet: von der einfachen Videokonferenz mittels Google hangout über Yammer als Social Media Tool im Büro bis zur vielfältigen Nutzung von Web 2.0 Werkzeugen im Marketing. Ein weiterer Schwerpunkt war die richtige Handhabung von VOF-Verfahren. Erfolgreiche Bewerbungen brauchen nämlich neben aller Fachlichkeit auch ein wohl kalkuliertes Maß an „Poesie“ und Kommunikations-geschick. „Die Erfahrungsberichte und Tipps zu VOF-Verfahren haben mir sehr weitergeholfen. Wir setzen jetzt noch mehr auf Qualität in der Einzelbearbeitung“, so Alicja Kosmicka, GEF Gesellschaft für Energieeffizienz, Berlin. 1:1-Übungen zum Telefon-Marketing brachten zudem hilfreiche Erkenntnisse über das eigene Kommunikations-verhalten und die Stärkung der persönlichen Überzeugungskraft.

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Kraftfeldanalyse für bessere Arbeitsbeziehungen

„Kraftfeld Büromanagement“ –
Arbeitsbeziehungen erkennen und optimieren

Der Schlüssel zum erfolgreichen Büromanagement liegt im Arbeitssystem eines Büros. Wie klar ist die Arbeitsteilung zwischen Geschäftsführung, Planung und Administration? Wer kann und wer darf was? Welche fachlichen und persönlichen Beziehungen hindern, welche fördern Ergebnisse? Durch die Visualisierung des jeweiligen Bürosystems aus der persönlichen Sicht konnten die Teilnehmer ihre tatsächliche Position im Büro erkennen sowie Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsweisen benennen. Das war allerdings nur der Anfang, der wichtigste Schritt folgte später im Büro: „Als erstes habe ich nach der Fortbildung eine Kraftfeldanalyse mit mir und meinem Chef durchgeführt. Jetzt wissen wir, was wir voneinander erwarten und können unser Arbeitsverhältnis optimal gestalten“, Birgit Hufer, Ingenieurgemeinschaft Dess+Falk GmbH, Nürnberg.

Neues Wissen umsetzen –
Nachhaltigkeit durch integriertes Handlungskonzept

„An jedem Freitag haben mein Chef und ich nun einen Jour-Fix, an dem wir anhand der Module aus der Fortbildung unsere Situation analysieren. Was haben wir, was brauchen wir, was ist zu tun.“ ergänzt Birgit Hufer ihre Art der Nachbereitung. „Der fünfte Tag war der wichtigste, weil ich hier den Schritt vorbereitet habe, an dem es in der Praxis oft fehlt – nämlich Gelerntes umzusetzen“ resümiert Andrea Nößler, INeTEC GmbH, Frankenthal, die Fortbildung für sich. Das in der Branche einmalige Konzept von Wissensvermittlung und gleichzeitiger Erstellung eines individuellen Handlungskonzeptes hat also in der Praxis tatsächlich Früchte getragen. „Der Fragebogen zur SWOT-Analyse im Vorfeld der Fortbildung hat mir sehr geholfen, meine Anforderungen zu formulieren. Meine Erwartungen wurden am Ende zu 100 Prozent erfüllt“ formuliert Claudia Dekorsy, Büromanagerin mit Prokura im Architekturbüro Peteranderl, Nürnberg, ihre persönliche Bilanz. „Als Neueinsteigerin in die Planungsbranche habe ich hier hilfreiche Tools für den Bürobetrieb, zur Arbeitsteilung und zum Selbstmanagment erhalten. Im Austausch mit den anderen habe ich erlebt: wir sind auf dem richtigen Weg“, kommentiert Cornelia Weimer, Förder Landschaftsarchitekten, Essen, das einwöchige Intensivtraining im Kreis von Kollegen des neuen Tätigkeitsfeldes „Büromanager/in Planungsbüro“.

Für die vielfältigen Aufgaben braucht es Fingerspitzengefühl.

Für die vielfältigen Aufgaben braucht es Fingerspitzengefühl.