KZA Koschany + Zimmer Architekten – das ideale Büro kann wachsen und schrumpfen.

Veröffentlicht am 11. August 2014 by edgarhaupt

Projekte, Projekte, Projekte – es ist wirklich toll, viele spannende Aufträge zu haben. Da kann man schöne Sachen machen und natürlich auch Geld verdienen. Und je größer die Projekte, desto spannender sind die Aufgaben, viele Mitarbeiter im Büro, der Umsatz steigt …

Klar, ein Büro lebt von der Architektur, die dort entsteht. Damit man diese aber auch wirklich gut „geschafft“ bekommt und davon gut leben kann, braucht ein Büro eine effektive Organisation.

10-12 Mitarbeiter, 1-2 Chefs – das ist die Größe, mit denen viele Büros meinen gut arbeiten zu können. Im Prinzip stimmt das auch. Wenn ein Büro wächst, zeigen sich die wahren strukturellen Anforderungen.

 

Homepage KZA

Homepage KZA

 

KZA ist mit aktuell gut 50 Mitarbeiten ein großes Büro. Schon in der zweiten Generation, mit Höhen und Tiefen, sind natürlich über die Jahre hinweg Maßnahmen ergriffen worden, eine adäquate Organisation zu schaffen. Manches hat eine Zeit lang funktioniert, doch immer wieder leider auch nicht.

Aus dem Büro heraus Strukturen schaffen – und dran bleiben

Es gab immer wieder viele gute Ideen, die Arbeitsweisen zu verbessern. Jedoch „versandete“ so manches im Alltagsgeschäft. Es fehlte die Konsquenz („ich hatte Stress, daher habe ich es wieder wie früher gemacht“, „keine Zeit, der Bauherr ruft“).

Dieses Mal ging es anders: Die Strukturentwicklung bekam als Zukunftswerkstatt einen eigenen Projektstatus für einen Zeitrahmen von 9 Monaten (zugleich Maximalrahmen der geförderten Potenzialberatung). Ziele: Routinen aufbrechen, Bewährtes weiterentwickeln, Neues lernen, kleine und große Erfolge im Prozessmanagement verankern, Prozesse begleiten.

 

KZA_Szenario10

Entwicklung Szenario KZA 2017 mit dem gesamten Team


Mitarbeiter und Coach einbeziehen
– methodisch und konsequent den Alltag verbessern
Die beiden Inhaber, eine Kerngruppe aus 12 erfahrenen Mitarbeitern und ein Coach mit der methodischen Außensicht entwickelten gemeinsam Ziele und Verfahren des Prozesses. In der Kerngruppe, in Arbeitsgruppen und in zwei Teamworkshops wurden Maßnahmen zur Verbesserung und Weiterentwicklung definiert, Lösungen erarbeitet und in den Alltag umgesetzt.

 

ThemenKZA10

Themen der Zukunftswerkstatt KZA

 

Führen und Eigeninitiative fördern – wirklich miteinander arbeiten

Methodisch war diese eine Mischung zwischen Top-down und Bottom-up. Alle Mitarbeiter wurden auf die ein oder andere Weise beteiligt – und sind es immer noch. Prozesse werden tatsächlich und täglich gelebt, Verbesserungen direkt spürbar am Arbeitsplatz des Einzelnen umgesetzt.

 

Spaß und Erfolg einmal anders erleben

Und ja, Teambuilding gehört auch dazu. Statt Büroexkursionen gab es 2012 und 2013 TeamTage: Spaß haben, spielerisch lernen, anders zu arbeiten und zu kommunizieren.

 

Kreativität gefordert – mit der Gruppe Rennautos bauen, sich gut vermarketn und im Großen Rennen gewinnen

Kreativität gefordert – mit der Gruppe Rennautos bauen, sich gut vermarketn und im Großen Rennen gewinnen

 

Aus 1 mach 3 und umgekehrt – Kernstück Teamstruktur

KZA setzt auch in Zukunft auf die Vorteile der „guten, alten“ Bürostruktur: überschaubare Einheiten von 10-12 Mitarbeitern, die gemeinsam und miteinander Projekte bearbeiten, organisieren, verteilen … nur eben „modern“. So hat KZA nun aus einem drei Planungsteams gemacht. Bei Wachstum können weitere hinzukommen, bei Schrumpfung können Teams wegfallen oder outgesourct werden. Dazu gibt es ein Team Büromanagement.

 

Teamstruktur mit Führungskreis

Teamstruktur mit Führungskreis

 

Die Teams aus Entwerfern, Planern und Bauleitern werden von Direktoren geführt. Diese sind verantworlich die Teams, sind beteiligt an der Führung des Büros und vertreten dieses mit Prokura auch nach außen. Der Titel Dirketor kennzeichnet die autorisierte Bürovertretung intern und extern.

Dazu gibt es ein virtuelles Team Baumanagement. Die Bauleiter sind grundsätzlich Teil des jeweiligen Planungsteams. Alle Bauleiter (z.Zt. 7) werden vom Direktor Baumanagement koordiniert.

Nach wie vor gibt es die Kerngruppe (und nach Bedarf auch die Arbeitsgruppen). So wird die Beteiligung der Mitarbeiter quer zur Teamstruktur bewahrt. Das erhöht die Eigenverantwortung, die Motivation und bringt bessere Ergebnisse.

Führungskraft werden und ausbilden

Von den 4 Führungskräften stammen drei aus dem Büro, eine sammelte zwischenzeitlich Erfahrungen in einem internationalen Konzern. Ein Direktor ist Externer. Alle mussten sich auf die Stelle bewerben und in einem eigens auf KZA zugeschnittenen „Assessmentcenter“ in Sachen Führung bewähren (siehe „Changesetter“).

Das Stellenprofil der Direktoren wurde übrigens von der Kerngruppe formuliert! Das stärkt die Akzeptanz und ermöglicht eine optimale Zusammenarbeit.

Direktoren und Geschäftsführung leiten nun gemeinsam die Arbeit und die Geschicke des Büros. Kommunikationsrituale, gezielte Weiterbildung und Supervision von Außen gewährleisten das Zusammenwachsen und eine qualifizierte Büroentwicklung.