Praxisbericht Agiles Projektmanagement über die Ferne / Remote

Veröffentlicht am 15. April 2020 by edgarhaupt

„Unser Daily Ding – Agilität ist effizient, macht Spaß und kommt richtig gut bei Bauherrn und Unternehmen an.“

Interview mit Marten Ulpts, Architekt und Inhaber von ULPTS Architekten, Aurich

Seit etwa zwei Jahren beschäftigen Sie sich mit agilen Arbeitsweisen. Wie sehen Sie heute deren Nutzen? Agil verbinden zudem viele Menschen mit „Zettel kleben im Team“. Das dürfte aktuell schwierig sein.

In der Tat haben wir mit Post-its angefangen, also der Prozessplanung und Aufgabenorganisation am Kanban Board. Und ja, das hat über einige Zeit große Mengen an Papier gekostet. Wir mussten außerdem oft die Köpfe zusammenstecken, viel und eng zusammenarbeiten. Das ginge sicher in Zeiten von Corona nicht. Allerdings haben wir schon lange vor der Pandemie auf digital umgestellt. Einfach weil es effizienter ist.

Das hört man ja von vielen Anwendern: Projekte am Board mit Post-its zu organisieren, fördere zwar enorm den Teamgeist und den Workflow, zugleich habe man aber gar nicht genug Wände, um all die Projekte adäquat auf Papier abzubilden – geschweige denn alle zu besprechen.

Für uns gehört analog, also arbeiten auf Papier, und digital zusammen. Nur über große Flächen haben wir anfangs die Komplexität von Prozessen verstehen und angehen können. Gerade das umfangreiches Visualisieren schaffte uns ein gemeinsames Verständnis für Aufgabenstellungen und eine konsequent ergebnisorientierte Projektabwicklung. Über etwa ein halbes Jahr haben wir auf Papier-Boards zahlreiche Projekte bearbeitet.

Mit der Zeit fanden wir so den für uns passenden Umgang mit den agilen Prinzipien und Methoden. Spannend war dabei zu erfahren, dass Agilität keine feste Methodik ist, sondern uns gewisse Freiheiten in der Anwendung lässt. Das Entdecken neuer Möglichkeiten, wie etwa das Entwickeln eigener Boards, das integrative Abstimmen mit Teilergebnissen, die Optimierung all unserer Prozesse, von der Planung über Bauleitung bis zum Büromanagement, das begeistert uns bis heute. Wir steuern viel besser als früher die Auslastung im Team, wir können Teilzeitkräfte gut in die Abläufe integrieren, Ausfälle lassen sich leichter auffangen.

Und jeder arbeitet auch gerne digital? Wie haben Sie denn den Übergang  vollzogen?

Bei Bedarf arbeiten wir immer mal mit Papier. In der Regel nutzen wir ein digitales Tool zur Projektplanung und Aufgabenorganisation, und zwar im Team und individuell. Das analoge Arbeiten war absolut notwendig, um das für uns richtigen Tool auswählen zu können. Insgesamt haben wir in anderthalb Jahren wohl 10-12 Tools getestet. Maßstab war stets die gemeinsam eingeübte Planungskultur. Digitales gehört mittlerweile einfach dazu. Jeder hat Anteil, ist hoch motiviert.

Demnach haben Sie jetzt das richtige Tool gefunden?

Ich denke ja. Wir haben uns für ein Open-Source-Produkt entschieden. Das läuft auf unserem Webserver. Wir verfügen über den Quellcode, können daher selbst jederzeit Anpassungen vornehmen. Und ganz wichtig: Wir haben sämtliche Daten bei uns. Alle Projekte sind schnell und einfach zugänglich, können über Rechner, Laptops und Pads nach Bedarf in Aufgaben-Boards angesteuert werden.

Nun sind Sie ja keine Insel. Wie klappt es denn mit den zahlreichen anderen Beteiligten in der Planung und auf dem Bau?

Die Begeisterung intern tragen wir ganz selbstverständlich nach außen. So hat unser Bauleiter ein spezielles Board für die Baustelle entworfen. Er führt mit den bauausführenden Unternehmen, ganz normale Handwerker hier aus der Region, sogar Daily Setups vor Ort durch. Baustellen und Bauleiter sind ja zeitgetrieben. Zeitnahe und regelmäßige Abstimmungen erleichtern allen das Leben.

Visualisierungen mit Post-its setzen wir gerne mal ein, um mit Bauherrn schwierige Prozessabläufe abzustimmen. Die agile Prozessorganisation hat uns sogar schon den Ruf als zuverlässige Problemlöser eingebracht.

Fachplaner-Gespräche veranstalten wir sehr oft an unserem Touch-Screen. Über Filter sind deren Leistungen abrufbar und sortierbar. Wir können den Fachplanern Zugang gewähren. Meist halten wir jedoch die Ergebnisse der Arbeitsorganisation, die wir gemeinsam am Bildschirm gemäß Kanban organisiert haben, in einem PDF fest. Das nehmen die  Kollegen dann als ToDo mit.

Aufgabenorganisation am Touchscreen – digital und mit dem Stift

 

Klingt so, als wären Sie gut für Home-Office und Zusammenarbeiten aus der Ferne gerüstet.

Ja, das ist so. Noch vor Kurzem haben sich unsere Teams im Büro am Touch-Screen getroffen, heute via Videokonferenz am eigenen Bildschirm. Unsere Arbeitsweise ist dabei gleich geblieben. Über nunmehr zwei Jahre eingeübt, laufen die Prozesse geschmeidig. Alle Informationen und Leistungsstände sind verfügbar. Klare Strukturen geben gerade neuen und noch nicht so erfahrenen Mitarbeitern Orientierung für das Arbeiten zuhause. Und selbst Dinge, die sonst im „Flur-Funk“ geklärt wurden, werden über das Board kommuniziert.

Die Planung erfolgt über Videokonferenz und Kanban Board. In der Bauleitung ersetzen Web-Konferenzen teilweise die herkömmlichen Baubesprechungen. Vertreter der Baufirmen organisieren gemeinsam am digitalen Board die Abläufe der nächsten Wochen. Unser Bauleiter moderiert, stellt Aufgaben ein und dokumentiert den Workflow.

Wie ist Ihr Fazit zum aktuellen Stand?

All das macht viel Arbeit , aber wegen der vielfältigen Erfolge auch viel Freude. Ein Erfolg, der uns besonders freut: Ein Bauherr ist so begeistert vom Agilen Arbeiten, dass er dieses bei sich eingeführt und mit Hilfe seiner IT-Abteilung sogar ein eigenes Tool konzipiert hat. Wir nennen unsere Arbeit ja, in Anlehnung an Scrum, „Unser Daily Ding“. Und so findet nun jeder sein agiles Ding.

Das Interview wurde geführt von Edgar Haupt, Lehrgangsleiter, www.agiles-planungsbuero.de

Marten Ulpts beim Workshop „Agil und Lean im Planungsbüro 5.0“